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企业档案数字化管理

2019-05-08

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企业档案数字化管理


档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字化档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

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数字化管理可以提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

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数字化管理可以提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为"无墙界档案",档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

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数字化管理可以增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

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档案数字化管理:

数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新,能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理,并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程,经过系统管理员的授权,单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案,外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案,也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后,可以大大提高工作效率,提升工作服务的水平和质量,实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

档案数字化采集:

从档案实体库提卷后,首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料,然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理,校对档案目录、核对电子材料,完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核,确认无误后,完成档案装订还原,对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中,各环节相互配合,协同操作,以流水线方式完成信息的采集、审核工作。 

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档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管。

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北京博睿思达数字科技有限公司是专业从事档案数字化管理研究、设计、开发并提供大批量档案数字化加工服务的技术性企业。公司拥有先进的专业技术、一流的专业设备、高效的管理经验和一支专业化的数字化加工服务队伍。

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